So ziehst du klare Grenzen in der Zusammenarbeit

Deine Kollegen ignorieren deine Grenzen und stören dich bei deiner Arbeit oder beschweren sich über deine Abläufe? Genauso geht es auch einem meiner Podcasthörer und er hat mich gebeten eine Folge dazu zu machen. Deshalb geht es diesmal unter anderem um folgende Aspekte:

✅ So setzt du klare Grenzen

✅ Wie du Verantwortlichkeiten klärst

✅ Die richtige Strategie bei Kollegen, die deine Grenzen immer wieder ignorieren

 

Timestamps

02:00 Klarheit ist die Grundlage für klare Grenzen

05:42 Konsequenz ist entscheidend, damit die Grenzen eingehalten werden

08:49 Die Verteilung der Verantwortung entscheidet über die Grenzen

11:13 So gehst du mit Kollegen um, die deine Grenzen einfach nicht einhalten wollen

Transkript der Podcastfolge

Je klarer du deine Grenzen ziehst, desto leichter machst du es deinen Kollegen, sie einzuhalten.

 

Willkommen bei "Der Jobcoach", deinem Podcast für bessere Zusammenarbeit, wirkungsvolle Führung und mehr Arbeitsfreude. Ich bin Mathias Fischedick. Schön, dass du dabei bist. 

Eine Hörerfrage

Ich bitte euch ja am Ende jeder Folge um Ideen, über welche Themen ich mal eine Podcast Folge machen sollte. Und heute solls das erste Mal um so eine Frage gehen, die mir ein Hörer geschrieben hat, und zwar der Jörg Euen. Ich habe Jörg vorher gefragt Ich darf seinen Namen benutzen, sonst würde ich das nicht tun.

Und Jörg schreibt "Hallo Mathias, da du so freundlich am Schluss deiner gelungenen Podcast Episoden nach Themenvorschläge fragst, hier zwei ineinander greifende Fragen von mir: Wie mache ich meinen Kollegen und Kunden klar, dass ich a) einen "32 Stunden pro Woche"-Vertrag habe und b9 Mittwochs Nachmittag wie auch Freitags ganztägig in regelmäßigen Fortbildungen aktiv bin? Dazu kommt, dass ich E-Mails und Anrufe nur werktags in der Zeit von 7 bis 19 Uhr wahrnehme und nur nach Relevanz in laufenden und zukünftigen Projekten beantworte. Was sind deine Ideen dazu?

Das sind die Fragen von Jörg. Vielleicht findest du dich da irgendwo wieder. Auch wenn du nicht einen Tag in der Woche fehlst, wird es bestimmt Zeiten geben, in denen du dich nicht um gewisse Aufgaben kümmern kannst. Und trotzdem kommen immer wieder Kollegen und beschweren sich: Warum hast du nicht das eine und das andere getan? Und warum musst du jetzt schon wieder weg? Du warst doch erst letzte Woche zu der Uhrzeit weg. Also einfach nicht akzeptieren wollen, dass es Regelmäßigkeiten gibt, die bei dir vielleicht ein bisschen anders sind als bei den Kollegen.

Klarheit ist einer der wichtigsten Schlüssel zu guter Zusammenarbeit

Wie gehst du da am besten vor? Wie so oft im Arbeitsleben und auch im "Nicht- Arbeitsleben" beginnt alles, für mich zumindest mit der Klarheit. Denn je klarer du deine Grenzen ziehst, desto leichter machst du es deinen Kollegen, sie auch einzuhalten. Und dazu mach dir erst mal bewusst, was sind denn so klare Strukturen? Was sind deine Arbeitskonditionen? Ist es vielleicht so, dass du donnerstags von neun bis zehn immer die Abrechnung machst und dann nicht gestört werden willst? Als Beispiel. Oder gibt es andere Zeiten, die du regelmäßig für bestimmte Dinge nutzt und in den Zeiten einfach keinen Kopf für was anderes hast? Im Beispiel von Jörg ist es ja relativ simpel zu sagen: "Passt auf, freitags bin ich nie da und mittwochs nachmittags auch nicht." Und wenn du dir selber klar bist, dann kannst du es auch klar kommunizieren. Wichtig: Bleib freundlich dabei.

Denn grundsätzlich gilt, Druck erzeugt Gegendruck! Wenn du genervt bist und die Kollegen anpampst, die vielleicht vorher noch nicht wussten und sagst "Wie oft denn noch? Ich bin freitags nicht da!" oder "Wieso fragst du schon wieder? Ihr wisst doch alle, dass ich donnerstags zwischen 10 und 11 die Abrechnung mache!" Also, wenn du so genervt bist, dann werden die Kollegen nicht unbedingt begeistert sein. Je früher du es sagst, desto entspannter kannst du sein. Je früher du es sagst, desto höher ist die Chance, dass die Kollegen es sich merken und auch dran halten. Bei einer Stelle in Jörgs Mail bin ich gestolpert, denn Jörg hat geschrieben, dass er Mails nur nach Relevanz in laufenden und zukünftigen Projekten beantwortet.

Das wäre für mich, wenn Jörg mir nicht antworten würde auf eine Mail oder schreiben würde "Dein Thema ist nicht relevant", wäre mir zu wenig. Da würde ich gerne genauer wissen, wovon hängt denn die Relevanz ab? Schaffe klare Kriterien. Eine Zeit ist ein super klares Kriterium. Freitag ist Freitag, da muss man nicht diskutieren. Das Thema Relevanz oder Wichtigkeit, das ist total schwammig. Und auch dazu gehört, reflektier erstmal für dich selbst, wovon machst du selber eine Relevanz abhängig und nicht nach Gefühl, denn so ist es ja oft nur wir machen irgendwie nach Gefühl, sondern finde eine Erklärung, die so klar ist, dass auch deine Kollegen sie nachvollziehen können.

Mach deine Kriterien für deine Kollegen nachvollziehbar

Vielleicht hat es was damit zu tun, dass du Chef-Sachen bevorzugt bearbeitest. Oder es hat etwas damit zu tun, dass du Dinge, die von einem bestimmten Kunden kommen, dass du denen den Vorrang gibst. Oder wenn es besonders brennt, wenn bis zur Abgabe nur noch zwei Wochen sind, dann haben diese Projekte Vorrang und andere Projekte, bei denen es noch drei Wochen Zeit ist, die stehen hinten an. Je klarer du die Kriterien für dich selbst hast, desto klarer kannst du sie kommunizieren. Und dann wird es auch verständlich für deine Kollegen. Also nochmal nur "Dein Thema ist nicht relevant!" und nicht antworten wäre für mich keine Klarheit. Das Mindeste ist ein Feedback geben. Wenn ein Kollege dir etwas schreibt oder dich um etwas bittet, gib in jedem Fall Feedback. Auch das sorgt für Klarheit und gib ein nachvollziehbares Feedback, das nicht subjektiv ist.

Wenn du nur so etwas sagst wie "Das hat keine Relevanz!", verlierst du auch die Augenhöhe, und das ist nicht gut, denn wenn der andere das Gefühl hat, dass du dich über ihn stellst, indem du sagst "Ja, dein Thema ist nicht relevant!", dann wird er nicht entspannt mit dir umgehen. Wenn du es ihm erklären kannst, dann schaffst du Augenhöhe. Dann wird ein Kollege auch entspannter mit dir umgehen, und ihr könnt gemeinsam schauen, wann es denn passt. Oder der Kollege kann sich überlegen, ob es irgendwie anders löst. Ansatz 1: Klarheit schaffen für dich selbst und auch für die Kollegen. Wo sind deine Grenzen? Was kannst oder willst du leisten und was nicht? 

Je konsequenter du bist, desto schneller akzeptieren deine Kollegen deine Grenzen

Punkt 2: Sei konsequent. Wenn du dann doch mal mittwochs nachmittags da bist, in dem Beispiel von Jörg, oder doch mal freitags da bist oder doch mal von zuhause arbeitest an den Tagen, dann bist du nicht konsequent und nicht klar. Und dann kann ich es verstehen, wenn Kollegen denken: Warte mal ... es hieß doch, du arbeitest freitags nicht, aber irgendwie da hast du doch gearbeitet. Also wird es wieder schwammig. Deswegen sei konsequent! Wenn du freitags nicht da bist, dann bist du nicht da, und zwar nie da. Wenn du mal was aus Nettigkeit machst, an diesen Tagen, dann kommuniziert das auch klar. Dann kommuniziere: "Lieber Kollege, ausnahmsweise kümmere ich mich heute drum, weil ... Begründung ... . Ansonsten bin ich freitags nie da." Wenn du es einfach so machst. Dann versteht es keiner. Warum du auf einmal doch übernommen hast. Sei konsequent.

Ich weiß, das kostet Energie, sich selber auch dran zu halten, du sparst die aber auf längere Sicht Energie, weil du nicht immer wieder diskutieren musst. Und Konsequenz, dass es wirklich so ist, dass du wirklich freitags nie da bist oder wirklich nur in diesen und jenen Zeiten Mails beantwortest, das kannst du auch dadurch schaffen, dass du eine entsprechende E-Mail Signatur verfasst. Ich habe einen Kollegen, der ist Coaching-Ausbilder und der hat in seiner Signatur stehen. Falls Sie mir eine E-Mail schreiben, ich schaue frühstens alle zwei Tage in mein Mail Eingang. Sollte es irgendetwas Dringendes geben, bitte rufen Sie mich an! Das ist ungewöhnlich, dass jemand in der heutigen Zeit nur alle zwei Tage in die Mails guckt. Aber durch die Signatur verstehe ich das. Ich bin dann nicht überrascht, dass ich keine Antwort kriege. Und genauso könnte Jörg hier schreiben: Lieber Kunde, lieber Kollege, freitags und mittwochs nachmittags bin ich nicht im Büro. In den anderen Zeiten erhalten Sie innerhalb von vier Stunden von mir eine Antwort." Und diese Antwort muss dann aber auch kommen, um auch im positiven Sinne konsequent zu sein. Und sei es nur, dass die Antwort ist: Ich kann mich frühestens dann und dann um dieses Anliegen kümmern. Im besten Fall mit einer kurzen Erklärung warum, dann kann der andere das auch nachvollziehen.

Diese Konsequenz ist besonders wichtig, wenn sich etwas an deinen Arbeitsbedingungen ändert. Ich weiß das aus eigener Erfahrung, denn ich habe eine Zeit lang, als ich noch Führungskraft in den Medien war, nur eine viertagewoche gehabt, weil ich am fünften Tag noch freie Projekte gemacht habe, also frei andere Projekte beraten habe. Und das war eine Umstellung. Die Kollegen und Mitarbeiter waren gewohnt, dass ich montags bis freitags einfach da bin. Und irgendwann war ich dann mal eine Zeit lang für ein paar Monate freitags nicht da. Und das ist mir selber schwergefallen. Eben nicht, wenn ich an einer anderen Baustelle war, nebenher noch Mails für andere Projekte aus meinem Unternehmen, indem ich angestellt war, zu beantworten. Also auch da, aus eigener Erfahrung. Es ist schwer, wenn sich etwas umstellt für dich selber. Und gerade da solltest du konsequent bleiben, dass die Kollegen merken "Okay, es ist wirklich anders ab jetzt. Der Kollege ist wirklich freitags nie da und auch nicht erreichbar."

Und wenn die Kollegen mit dem Dackelblick kommen oder dir Vorwürfe machen "Ja, aber du musst doch!" und "Wir hängen doch hier!" und "Ich brauch doch von dir ... !" und "Ohne dich ..." und überhaupt, dann macht dir bewusst: Wer hat hier welche Verantwortung? Wenn du in der Zeit, die du arbeitest, deine Pflicht erfüllt, also das erfüllt, was du vertraglich erfüllen musst und was du mit deinem Chef abgesprochen hast, dann übernimmst du die Verantwortung für deinen Teil. Wenn dem Kollegen das aber nicht reicht, was du leistet, dann ist die Frage, liegt es denn dann in deiner Verantwortung, oder ist es die Verantwortung des Kollegen, deinen Job hinzukriegen? Und es mag sein, dass die Kollegen auch mehr arbeiten als du.

Hol dir Rückendeckung von deiner Führungskraft

Im Beispiel von Jörg, gibt es Kollegen, die sagen "Na der hat ein leichtes Leben. Ich sitze hier fünf Tage in der Woche, und der ... anderthalb Tage ist der weg und macht sich einen Lenz oder bildet sich fort. Würde ich auch gerne machen." Es ist zwar schade für den Kollegen, nur er könnte ja auch so einen Vertrag aushandeln. Das heißt, es ist nicht deine Verantwortung, wenn der Kollege vielleicht sogar neidisch ist auf die Bedingungen, die du ausgehandelt hast. Also lass die Verantwortung da, wo sie hingehört.

Und sollte es dann einen Aufstand geben, dass die Kollegen sich beschweren, demonstrieren. "Wie kann das sein, dass du dann und dann nicht verfügbar bist? Wie kann es sein, dass du Aufgaben, die man dir gegeben hat, erst eine ganze Zeit später bearbeitest?" Und die beschweren sich, obwohl du klargemacht hast, wann du sie bearbeitet und warum du sie später bearbeitest. Ist mir ganz wichtig. Wie gesagt nicht einfach nur sagen "Ist nicht relevant!", sondern wenn du klar gesagt hast  "Aus den Gründen kann ich diese Aufgabe erst dann und dann bearbeiten.", wenn es danach einen Aufruhr gibt, ein Widerstand gibt, dann wäre für mich noch eine Lösung: Geh zu deinem Chef, denn mit dem hast du das ja vereinbart, dass du unter diesen Konditionen arbeitest und bitte ihn vor versammelter Mannschaft klarzustellen, wie eure Vereinbarung ist und dass er hinter dir steht. Oder bitte ihn eine E-Mail zu schreiben an alle, die es betrifft, um klarzustellen, dass du alles richtig machst, dass du deinen Job erfüllst, wie er vereinbart ist.

Und sollte das zu Problemen bei den Kollegen führen, wäre es für mich ein guter Chef, wenn er sich das anhört und schaut, wie man das lösen kann. Aber bitte nicht auf dem Rücken austragen, sondern da sollten dann andere Lösungen gefunden werden. 

Spiel nicht den Papagei, sondern nimm die Kollegen in die Verantwortung

Jetzt kann es ja sein, dass gewisse Kollegen immer wieder kommen. Immer wieder fragen "Kannst du nicht doch mal freitags oder mittwochs nachmittags?" Oder "Kannst du nicht mein Thema noch vorziehen?" Die immer wieder versuchen, vielleicht auch durch Bestechung mit Keksen immer wieder versuchen, dich doch noch zu rumkriegen. Bleib klar. Und spiele nicht den Papagei, der immer wieder dasselbe wiederholt. Ein Kollege sollte sich merken können, spätestens nach dem dritten Mal, wann du nicht da bist oder wann du nicht für gewisse Dinge zur Verfügung stehst. Und sollten Kollegen immer wieder kommen, wiederhole dich nicht, sondern arbeite mit Fragen. Also frag einen Kollegen, wenn er sagt "Kannst du nicht dann und dann ...", zu einer Zeit, in der du nie zur Verfügung stehst, " ... das und das für mich tun". Frag ihn: "Sag mal, weißt du eigentlich, wie meine Planung ist? Weißt du eigentlich, wie meine Arbeitszeiten sind?" Und entweder sagt er dann "Nö", dann würde ich ihm das noch einmal klar und freundlich erklären. Wann stehst du zur Verfügung und wann nicht.

Wenn derselbe Kollege nochmal kommt, dann weißt du ja, dass er deine normale Struktur kennt. Und dann frag ihn nochmal, dann sag "Sag mal, wir haben doch letztens darüber gesprochen. Da hab ich dir nochmal dargelegt, wie meine Zeitplanung ist. Erinnerst du dich noch?" Und in den meisten Fällen wird er sagen "Ja, ich dachte, ich frag nochmal". Oder vielleicht stellt er sich doof und sagt "Nö, ich weiß es nicht." Dann beantworte es nicht, sondern sag "Na, dann überleg mal, ich weiß noch ganz genau die Situation, als ich dir gesagt habe, und ich möchte mich nicht nochmal wiederholen. Überleg einfach, es wird wieder einfallen." Dann wird auch der enden mit "Ja, du hast recht, eigentlich arbeitest du dann und dann nicht."

Und dann, wenn er trotzdem insistiert, würde ich fragen: "Und wie kommst du darauf, dass ich trotzdem, obwohl ich es so klar gemacht habe, diese Aufgabe von dir übernehme?" Entweder nennt er einen Grund, der dich überzeugt, dann würde ich das machen, aber auch klar kommunizieren, warum du diese Ausnahme machst. Und in anderen Fällen, wenn es kein Argument gibt, das dich überzeugt, würde ich es auch nicht tun. Auch da: Du bist total klar. Durch Fragen bringst du den anderen dazu, dass er die erklären muss, warum du von deinen Regeln abweichen solltest. Und damit drehst du den Spieß um. Du kommst aus der Rolle raus, dass du dich rechtfertigt und kommst in die Rolle, dass der andere, die erklären muss, warum du von deinen Regeln abweichen solltest.

 

Das war "Der Jobcoach". Empfiehl mich und den Podcast gerne weiter. Natürlich nur, wenn er dir gefallen hat. Und wenn du nie wieder eine Folge verpassen willst, dann klicke jetzt einfach auf den Button "abonnieren" und du bekommst immer eine Meldung, wenn es etwas Neues von mir gibt ...zumindest in Sachen Podcast. Wenn du auch genauso wie Jörg einen Themen Vorschlag hast, dann schreibt mir über meine Facebook-Seite, über meine Instagram Seite oder über meine Homepage oder wo auch immer du mich im Netz findest. Schön, dass du dabei warst. Und bis bald.

 

 

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